Annonse
Dette fant forskerne ut om å jobbe på kontor uten faste plasser
Å kunne sitte hvor du vil på kontoret høres kanskje effektivt ut, men svensk forskning viser at det også kan ha negative effekter.
Publisert
– Man undervurderer hvor vanskelig det er å få disse løsningene til å fungere i praksis, forklarer forsker i arbeidspsykologi og fysiologi ved STAMI, Randi Hovden Borge.
Nå har forskere ved Umeå universitet og Institutet för stressmedicin sett nærmere på hvordan kontorlandskaper uten faste plasser eller såkalt aktivitetsbasert fleksibel kontorløsning (AFO) fungerer for lederne som jobber der.
Kontorer uten fast arbeidsplass innføres ofte for å spare plass og for å gjøre kontorlokalene mer fleksible. Den nye forskningen viser imidlertid at slike kontorer også får noen negative konsekvenser.
I noen tilfeller har kontorløsningen bidratt til bedre samarbeid og kommunikasjon, men mange ledere opplever også at ordningen skaper nye hindringer i arbeidshverdagen, viser den nye studien.
– Hvis flere virksomheter innfører slike løsninger, er det viktig å finne ut av hvilke utfordringer og fordeler som ligger i dem, slik at man kan se hvordan løsningen kan fungere optimalt i dagens arbeidsliv, forklarer Borge.
Borge har selv forsket på kontorløsninger i flere år og har nylig startet et stort forskningsprosjekt som handler om kontorer uten faste plasser.
Spredt rundt i lokalet
De svenske forskerne har intervjuet 33 ledere fra to offentlige virksomheter. Ingen av kontorlokalene hadde faste plasser og lederne som jobbet der ble intervjuet over et år etter at denne ordningen ble innført.
Lederne sier at ansatte som jobber i team, ofte blir sittende spredt rundt i lokalet når de ikke har faste plasser.
Da blir det vanskelig å snakke med hverandre spontant og lederne sier at de må jobbe hardere for å holdene teamene samlet.
– Det var ting vi kunne løse rundt bordet. Nå må vi formalisere ting litt og vi kan ikke være like spontane, sier en av lederne som ble intervjuet i studien.
Uklare grenser
Studien viser også at uklare grenser mellom arbeidsområder skaper usikkerhet blant de ansatte. Mange er usikre på hvor de kan sitte, snakke og samarbeide uten å forstyrre andre.
Lederne forteller at de synes det er vanskelig å være tilgjengelige og synlige samtidig som de trenger arbeidsro.
– Skal jeg sitte på «hjemmebase»-etasjen, hvor ansatte lett finner meg eller et annet sted hvor jeg kan jobbe uforstyrret? spør en av lederne.
Mangelen på stillerom og skjermede soner gjør det særlig krevende å holde fortrolige samtaler.
Flere av lederne opplever at det å gi ros eller kritikk blir mer alvorlig enn nødvendig fordi samtalene må planlegges og gjennomføres i full synlighet.
– Hvis du vil gi noen tilbakemelding, positiv eller negativ, blir det så utrolig alvorlig at du må peke dem ut og finne en krok (...) Så ofte må du si at det ikke er noe alvorlig. Det skaper nysgjerrighet blant andre, forklarer en leder.
Annonse
Må oppsøke ansatte
Frie sitteplass i et stort lokale gjør det også uoversiktlig og vanskelig å vite hvor ansatte befinner seg, sier lederne.
– De som ikke føler seg komfortable, trekker seg tilbake og forsvinner. Og så må jeg, som leder, oppsøke dem, lete etter dem og bestille en tid for å finne den ansatte, sier en av lederne.
Lederne forteller at ordningen resulterer i flere avbrytelser, høyere stressnivå og mindre tid til kjerneoppgaver.
Flere av lederne forteller at stressnivået øker og at de jobber hjemme eller utenom ordinær arbeidstid for å få ro. Noen ser ingen annen løsning enn å slutte.
– Jeg opplever mer stress; enda mer enn de høye nivåene jeg hadde før. Etter 30 år i denne rollen har jeg faktisk sagt opp. Og jeg er ikke den eneste lederen som slutter, sier en leder.
– Dynamisk og fleksibelt
De svenske forskerne peker på at kontorløsningen ikke kan fungere som en løsning alene. Løsningen må kombineres med støtte til lederne, tydelig opplæring og klare rammer for hvordan arbeidet skal organiseres.
Borge peker på at kontorløsninger uten faste plasser passer godt inn med hvordan vi oppfatter moderne arbeidsliv – dynamisk og fleksibelt.
– Mange virksomheter innfører slike løsninger delvis for å redusere driftskostnader og bedre ressursutnyttelse, men også med en forventning om mer samhandling.
– En annen grunn til at slike løsninger innføres, er at de gjør det mulig for virksomheten å tilpasse seg hybride arbeidsmåter når stadig flere ønsker å jobbe hjemmefra.
Men ifølge Borge har det mye å si hvordan slike løsninger innføres.
Annonse
– Det krever god kartlegging i forkant av ansattes behov, tilpasning av løsningen til arbeidsoppgavene, tidlig håndtering av utfordringer og kontinuerlig evaluering, forklarer Borge.
Kilde:
Chafi, M. B, Nordin, M., Wahlström, Petterson-Strömbäch, A. (2025), Navigating productivity dilemmas and conflicting loyalties in activity-based flexible offices - A qualitative study of managers’ perspectives and coping, PLOS One
LES OGSÅ
Opptatt av arkeologi og historie?
Se inn i fortiden og få samtidig siste nytt fra forskning.no om historie, språk, kunst, musikk og religion.
