Denne artikkelen er produsert og finansiert av Høyskolen Kristiania - les mer.
Fahad Awaleh mener vi bør skape logistikksystemer som gjør at vi er enda bedre forberedt på kriser enn vi er i dag.(Foto: Joel Muniz / Unsplash)
Lov om offentlige anskaffelser kan hindre langsiktige relasjoner som vi trenger i kriser
– Når krisen rammer, er menneskene i sentrum og lagspill uhyre viktig. Men relasjonene stopper opp i anbudsstyrte samarbeid, sier logistikkforsker Fahad Awaleh.
Tenk deg en flom. En sultkatastrofe. Et
virus som løper løpsk.
I full fart må midlertidige systemer settes opp for å skaffe hjelp til mennesker i nød. Mat, mennesker og medisin skal fraktes og huses. Mer mat må kjøpes inn, etterfylles og lagres.
Nødhjelpen krever et stort apparat av mennesker og utstyr. For at hjelpen skal være effektiv, må den enkelte vite hva de skal gjøre, når og hvor. Mye forskjellig kompetanse settes i sving: alt fra kunnskap om matsikkerhet til krisehåndtering og koordinering.
Husker du nødsykehuset kineserne bygget på ti dager i februar 2020 for å huse over tusen covid-pasienter? Ville vi ha klart det samme i Norge?
Forskeren mener tidsavgrensede kontrakter, som dem som blir inngått via offentlige anbudskonkurranser, har en svakhet: De legger ikke til rette for langsiktige relasjoner.
Stabile systemer gir rom for
fleksibilitet
– Krisene kommer uventet, så vi må ha
solide systemer på plass før katastrofen oppstår. Gode relasjoner er en
viktig del av det, sier forsker Fahad Awaleh ved Høyskolen Kristiania.
Han mener fremtiden vil bringe mange flere
kriser. Derfor bør vi i stabile tider skape logistikksystemer som gjør at vi er
enda bedre forberedt enn det vi er i dag.
For når elvene flommer over eller
jordskredet drar med seg ei hel bygd, er det en stor fordel at administrering
og transport av nødvendig utstyr og personell går smidig. Rutiner for alt fra
produksjon og innkjøp til kommunikasjon og lagring bør være utprøvd og godt
innarbeidet.
Det vil gi mulighet for å jobbe mest mulig effektivt når det
uforutsette skjer. Selv om kriser kan ha fellestrekk, er hver katastrofe også
unik.
Stabilitet i eksisterende systemer sikrer den fleksibiliteten man trenger
når alt handler om brannslukking og krisehåndtering. Dette er blant funnene Awaleh har gjort i sin forskning på logistikksystemer.
Kriser krever menneskelig kreativitet
De siste årene har vi fått gode IKT-systemer
som håndterer rutineoppgaver og mye informasjon. Det kan blant annet redusere
risikoen for menneskelige feil eller misforståelser.
Men dataprogrammer kan
aldri erstatte mennesker og relasjonene dem imellom. Situasjoner utenom det
vanlige, som alle kriser er, krever kreativitet, mener Awaleh.
– I kriser er menneskene i sentrum.
Mennesker kan være innovative og bygge allianser. De kan gjøre skjønnsmessige
vurderinger. De kan ta beslutninger basert på det de ser og samtaler de har.
IT-systemer har gjort at flere mennesker
kan være i felt. Det er et gode.
– Når krisen inntreffer, er det «on-the-site»
ledelse som gjelder. Da er det alfa omega at du har bygget et godt lag, og
at alle som kommer inn, vet sin rolle og gjør det som kreves, sier Awaleh.
Godt samarbeid gir god økonomi og
effektivitet
Annonse
Logistikkforsker Awaleh har særlig studert strategisk samhandling mellom ulike aktører. Han så på hvordan ulike
virksomheter etablerer og vedlikeholder relasjoner som gjør at alle partene
jobber mer effektivt og økonomisk.
Han fant blant annet at nettverksbygging
og godt samarbeid er kjerneelementer når flere selskaper skal operere sammen, som de må når kriser inntreffer.
– Logistikk er lagarbeid, og nøkkelen
ligger i relasjonene, sier den gamle håndballspilleren.
Da Awaleh gikk fra eliteserien i håndball og over
i studier, la han merke til at akkurat logistikkfaget handlet om noe
gjenkjennelig: lagarbeid mot et felles mål.
– Når man skal ha en vare på rett sted til
rett tid, så krever det god koordinering og at folk snakker sammen. Man må
samarbeide godt. Ledere må få ut det beste av den enkelte, sier han.
Historisk samarbeid mellom Forsvaret og
Wilhelmsen
Betydningen av nettverk, samarbeid og
relevant kunnskap ble synlig også i en annen studie Fahad Awaleh har
gjennomført. Funn fra denne er under vitenskapelig publisering.
I 2009 bidro det norske Forsvaret i en
NATO-operasjon. Den skulle beskytte den kommersielle skipstrafikken i Adenbukta
utenfor Somalia. Ti prosent av skipene som gikk der, var norske. I flere år
hadde pirater herjet farvannet – kapret skip, tatt gisler og fått utbetalt
flerfoldige millioner i løsepenger.
Geografien og forholdene var ukjent for
Forsvaret. Fregatten behøvde imidlertid påfyll av både mat og drivstoff i alle
de månedene den oppholdt seg på sjøen. De var med andre ord avhengige av
logistikk-tjenester fra havnene i området. Der hadde Forsvaret ingen kontakter.
Det norske maritime selskapet Wilh.
Wilhelmsen hadde derimot
personale og lokale kontakter på land. Wilhelmsen er et av de største i sitt slag i verden og leverer logistikk- og maritime servicetjenester til over halvparten av verdens handelsflåte. De kunne raskt bistå.
Ved å inngå et samarbeid med Wilh.
Wilhelmsen slapp Forsvaret å starte fra null med å bygge opp relasjoner og
etablere infrastruktur.
Etter flere års samarbeid, der Wilh. Wilhelmsen også
bistod i andre operasjoner og Forsvaret fikk tilgang på deres folk og utstyr,
ble en
historisk avtale inngått (E24.no).
Annonse
En kontrakt kan ikke romme alle
eventualiteter
– Erfaringen ga Forsvaret innsikt i
innovative måter å samarbeide med næringslivet på. Denne formen for partnerskap er
nytt i Norge, sier Awaleh.
Selv om Forsvaret har samarbeidet med
private aktører tidligere, særlig i krigstid, har vi et system i Norge der det
er anbud som gjelder i fredstid.
Det offentlige kan ikke fritt og tilfeldig
kjøpe tjenester av kommersielle aktører. Anbudssystemet skal sikre både riktig
bruk av offentlige midler og rettferdig konkurranse.
Ett av Awalehs funn var at en kontrakt
aldri kan romme alle eventualiteter. Behovet kan ikke defineres i detalj på
forhånd. Dermed er det vanskelig å kontraktsfeste alle tjenester man vil
komme til å ha behov for.
Her kommer den menneskelige faktoren inn.
Virksomheter som samarbeider, må løse
problemer når de oppstår. Det krever gode relasjoner og tillit.
Anbudskontrakter kan hindre god
samarbeidskultur
Forskeren mener vi fortsatt har mye å lære
om samarbeid på tvers av virksomheter og evnen til å dra nytte av
hverandres ressurser.
Han peker på svakheten i systemet med offentlige
anbudskonkurranser: De legger ikke opp til den typen langsiktig lagarbeid vi
vil trenge i fremtiden.
– Anbud er en ryddig måte å sørge for god
etikk i offentlige oppdrag. Men relasjonene stopper opp i anbudsstyrte
samarbeid. Der er ingen formell grunn til å videreutvikle samarbeidet. Når
kontrakten er ferdig, smuldrer teamet opp.
Kontraktene er tidsbestemte, og ingen av
partene vet om samarbeidet vil fortsette etter den fastsatte sluttdatoen.
Dermed mangler insentivene og viljen til å bygge langsiktige relasjoner, mener
Awaleh.
Annonse
Han sier det heller ikke er ønskelig med uformelle relasjoner. En av hensiktene
med anbud er jo nettopp å hindre at firmaer får kontrakter fordi «noen kjenner
noen».
– Fordi man hele tiden må restarte med
nye mennesker, får man aldri den flyhøyden som skal til, for å kunne hente ut
merverdien av tillit som er skapt over tid mellom mennesker. Virksomheter bør
satse på å utvikle de ansatte og heve kompetansenivået sammen, sier
Awaleh.
Referanser:
Fahad Awaleh: Interacting Strategically within Dyadic Business Relationships: A case study from the Norwegian Electronics Industry. Doktoravhandling ved BI, 2008. Sammendrag.
Marianne Jahre og Fahad Awaleh: Temporary and permanent networks - Mobilising resources for international disaster relief. Vitenskapelig foredrag på IMP conference - Asia, 2009. Referanse på CRISTIN.