Et mer demokratisk samfunn har også ført til at sjefenes rolle er forandret. Nå er det viktig at sjefen hele tiden forankrer beslutninger hos medarbeiderne sine.

Det krever veldig mange møter.

Viktig at folk er enige

Svenske arbeidslivsforskere har gransket temaet og skrevet en bok der de forsøker å gi oss forklaringen på hvorfor arbeidslivet består av flere og flere møter.

Før i tiden var arbeidslivet nokså hierarkisk. Da var det sjefen som bestemte og delte ut arbeidsoppgavene.

Nå er det blitt mye større forventninger om medbestemmelse.

I tillegg er det blitt veldig viktig at folk i arbeidslivet er enige med hverandre, forklarer Malin Åkerström som er professor i sosiologi ved Lunds universitet i Sverige og en av forskerne bak den nye boka.

Samfunnet er blitt mer komplekst

Parallelt med dette er samfunnet – og ikke minst arbeidslivet – blitt mer komplekst. Det blir stadig flere organiserte grupper.

Alle disse interessegruppene kan ha meninger om noe og må derfor lyttes til. Ofte er det snakk om ulike yrkesgrupper.

– Flere yrkesgrupper må konsulteres før en beslutning kan fattes, sier Åkerström til nettstedet forskning.se.

Ta for eksempel helsevesenet.

I takt med at helsevesenet for hvert år som går blir mer spesialisert, så blir det også flere spesialister organisert i ulike undergrupper som skal ha et ord med i laget.

Problemene med å koordinere alle disse gruppene – ja, de prøver man å løse i møter.

Politikere må lytte til flere

Samme utvikling ser de svenske forskerne i politikk.

I politikken er det en klar demokratisk forventning om at stadig flere aktører får et ord med i laget.

Samtidig støter vi hele tiden på spørsmålet: Hvem skal få lov til å være med og bestemme?

I et mer komplekst samfunn som vårt er samarbeidsformene ofte uklare. For å svare på spørsmålet om hvem som skal få være med og bestemme, må man ofte føre ulike former for forhandlinger.

Som skjer i møter.

Stadig flere sjefer i stat og kommuner

Offentlig forvaltning både i Sverige og Norge har vokst mye de siste årene.

Spesielt er det blitt mange flere sjefer.

Det er også blitt flere administrativt ansatte, flere som steller med personalsaker, flere økonomer og flere kommunikasjonsfolk. Mye av det samme har skjedd i store private virksomheter, ser de svenske forskerne.

Dette er yrkesgrupper som alle utfører mye av arbeidet sitt – i møter.

Flere møter fører til enda flere møter

Forskerne ved universitetene i Lund og Malmø som har samarbeidet om dette forskningsprosjektet, oppdaget i tillegg noe interessant. De ser nå tydelig hvordan ett møte kan skape et nytt møte.

Det blir en slags dominoeffekt.

Forskerne mener dette tar form av det de kaller møtekjeder.

Man har først et morgenmøte, hvor man blir enige om å treffes til et planleggingsmøte. Skal noe arrangeres kan det i tillegg kreve både formøter og ettermøter.

Noen er kritiske

Selvfølgelig er noen i arbeidslivet kritisk til alle disse møtene.

Mange opplever tiden som brukes på alle møtene som bortkastet, hører forskerne når de intervjuer folk.

Andre reagerer mer i det skjulte. De bruker en god del av tiden under møter til å lese gjennom e-posten sin eller kikke på sosiale medier.

Møtet er en maktarena

En ting som ikke er forandret fra før i tiden, ser de svenske forskerne, er at møter kan brukes som en maktarena.

Et møte gir deg ofte god mulighet til å demonstrere din egen kompetanse og status foran de andre møtedeltagerne.

Møter kan også brukes til en ting til: Å skille viktige personer fra mindre viktige personer.

Du får gjennom å gå i møter mulighet til å vise at du er etterspurt på jobben. Malin Åkerström gir et eksempel:

– Folk som forsvinner litt sier gjerne at «jeg skal på et møte». Men hvor ofte hører du noen som forsvinner litt si at «jeg skal gå og snakke med noen i telefonen»?

«Opptatt i møte»

For snart to år siden skrev Mats Persson, førsteamanuensis ved Høgskolen i Østfold, en kronikk hos forskning.no om møtemani som fikk mange lesere: Slutt med møter og få noe gjort

Persson var i likhet med de svenske forskerne opptatt av at møter brukes som symbolske handlinger for å bekrefte posisjonen til møtedeltakerne.

Det å være opptatt har blitt et bevis på at man er en viktig brikke i organisasjonens puslespill, og den mest gyldige grunnen til å være opptatt på, er å være «opptatt i møte», skrev Persson.

Persson mente at dette verken fremmer effektivitet eller produktivitet i arbeidslivet.

Tips for å unngå møtefellene

For snart et år siden brakte forskning.no også en artikkel fra Universitetet i Oslo med åtte tips om hvordan du kan unngå møtefellene.

Viktoria Stray har i likhet med de svenske forskerne, også forsket på møter.

Slik så hun at de gode møtene er møter deltagerne opplever som nødvendige og der alle deltagerne engasjerer seg. Den saken kan du lese her:

Stray gir deg her tips om hvordan du oppnår best mulige møter. Saken er produsert og finansiert av Universitetet i Oslo.

Åtte tips for å unngå møtefellene

Kilde og referanse:

forskning.se: «Därför blir mötena på jobbet allt fler». Artikkelen.

Malin Åkerström m.fl: «Mötesboken – Tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosévinsmingel», Egalite bokförlag, 2019.

Les mer

Sjefen har skylda for forsinkede møter