På kontorene forskerne studerte så de hvordan det stadig dukket opp fristelser til å skape mer administrativt arbeid.
På kontorene forskerne studerte så de hvordan det stadig dukket opp fristelser til å skape mer administrativt arbeid.

Derfor elsker mange byråkrati

Administrative oppgaver kan ha sterk tiltrekningskraft på mennesker, ser svenske byråkratiforskere.

Forskerne ved Lunds Universitet mener de har kommet på sporet av hvorfor så mange elsker å få i stand mer byråkrati.

Det skjer til tross for at ansatte ofte klager på byrden ved mer byråkrati og hvordan dette stjeler tid og energi fra yrkesutøvernes kjerneoppgaver.

Gjennom flere år har forskergruppen drevet feltarbeid på kontorer rundt omkring i Sverige. Forskningsfunnet sitt forteller de om i en artikkel i siste nummer av det norske forskningstidsskriftet Stat & Styring.

Folk har stadig appetitt på mer forvaltning

Norske regjeringer både til høyre og venstre har i mange år hatt som mål å få til avbyråkratisering og effektivisering i offentlig sektor.

Metoder som New Public Management og Lean er blitt satt inn som virkemidler.

Likevel har byråkratiet fortsatt å vokse.

Nå mener de svenske forskerne at blikket heller bør rettes mot den indre dynamikken i byråkratiet. De ser hvordan en strøm av tilfeldigheter hele tiden skjerper ansattes appetitt på å skape mer forvaltning.

Forskningen fra prosjektet er samlet i en ny bok.
Forskningen fra prosjektet er samlet i en ny bok.

Motsetningen mellom demokrati og formell orden

Mange vil trolig kjenne seg igjen i å bli bedt om å komme på et møte hvor det skal nedsettes en arbeidsgruppe som kan arrangere flere møter på jobben.

En av sosiologiens klassikere, tyskeren George Simmel, var opptatt av dette. Hvordan forvaltningsmaskineriet skaper sin egen dynamikk.

Til denne dynamikken hører to motpoler: Ønsket om mer frihet og demokrati – og ønsket om å etablere systemer med formelle regler.

Demokrati eller regler?

I dag vil vi enda mer enn tidligere at ansatte hele tiden skal få et ord med i laget, derfor må vi hele tiden ha mange møter. Dette er demokratisk.

Samtidig er det nødvendig å fatte beslutninger.

Ut av dette motsetningsforholdet kommer det stadig nye diskusjoner og stadig flere møter.

Sosiologiprofessor Malin Åkerström i forskergruppen ved Lunds Universitet, har tidligere trukket fram hvordan flere og flere sjefer som ansettes i offentlig forvaltning, også bidrar til at det blir flere møter. Hun har skrevet boka Mötesboken – Tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosévinsmingel, som er omtalt i en pressemelding fra Lunds universitet.

I tillegg ansettes det både i offentlige og private virksomheter stadig flere folk med ulik fagbakgrunn. Noen er utdannet i administrasjon, noen er økonomer eller jurister, noen er kommunikasjonsfolk, andre er utdannet for å ha personalansvar eller drive med markedsføring.

Alle disse yrkesgruppene skal samarbeide i vårt moderne arbeidsliv. Det skjer først og fremst i form av flere møter.

Strøm av forslag om nye møter og flere dokumenter

Da de var ute i helsevesenet, hos politiet, hos sosialtjenestene og i akademia så de svenske forskerne hvordan det hele tiden tas initiativ til nye møter.

Samtidig kommer det en strøm av forslag om å utarbeide nye dokumenter og nye planer.

Noen ganger ble forslagsstillerne møtt med et sukk om at «Vi har allerede for mange møter».

Likevel lykkes veldig mange av initiativene om å arrangere enda flere møter, registrerte forskerne under feltarbeidet sitt på svenske arbeidsplasser.

Lykkes gjør ofte også forslagene om å legge flere planer. Eller produsere flere dokumenter.

«Ble sett» på kontoret

Et ungdomsprosjekt forskerne fulgte hadde som målsetting å holde tett kontakt både med ungdommene og familiene deres.

Likevel ble prosjektet mer og mer innrettet mot å administrere seg selv.

De profesjonelle fagfolkene ble viklet inn i en strid om ordlyden i dokumenter knyttet til prosjektet. Skulle man i dokumentene legge mest vekt på sosialtjenesten sin omsorgsplan eller på ungdomsinstitusjonens behandlingsplan?

Striden førte til at det ble behov for enda flere møter.

Forskerne merket seg hvordan disse møtene ble attraktive.

Det var nemlig her ansatte opplevde at de «ble sett». Ute på jobb blant ungdommene var det man holdt på med og resultatene av arbeidet man utførte, noe udefinerbart.

De svenske forskerne ser hvordan byråkrati også henger sammen med moral og følelser.
De svenske forskerne ser hvordan byråkrati også henger sammen med moral og følelser.

Moral og følelser skaper byråkrati

I byråkratiet aktes møter høyt. Fravær fra møter kan skape mye irritasjon, registrerte de svenske forskerne.

«Jeg har et møte» blir ofte ansett som legitim unnskyldning for ikke å være tilgjengelig for andre oppgaver.

I hierarkiet av arbeidsoppgaver så forskerne at møter generelt prioriteres helt øverst.

Forskerne ved Lunds Universitet merket seg dessuten hvordan det å produsere profesjonelt utseende møtedokumenter, gjerne powerpointer med lekre diagrammer og grafer, blir respektert og ofte høyt verdsatt av sjefer og kolleger.

Kilder og referanser:

Malin Åkerström m.fl: «Hvorfor og hvordan vi elsker byråkrati», Stat & Styring, 04/2021.

Malin Åkerström m.fl: «Hidden Attractions of Administration. The Peculiar Appeal of Meetings and Documents.», Routledge, 2021.

Georg Simmel: «Fashion», American Journal of Sociology, 1904

Vi vil gjerne høre fra deg!

TA KONTAKT HER
Har du en tilbakemelding, spørsmål, ros eller kritikk? Eller tips om noe vi bør skrive om?

Powered by Labrador CMS